Il Sistema di Segnalazione degli Illeciti

Il sistema di segnalazione

Compliance e Integrità rappresentano dei valori fondamentali per il Gruppo Eurocar Italia, che attribuisce primaria importanza al rispetto delle normative vigenti e delle procedure adottate. 

Il Sistema di Segnalazione degli Illeciti, c.d. “Whistleblower System”, consente di identificare in modo tempestivo gli eventuali illeciti (c.d. Violazioni di Disposizioni Normative) che dovessero essere commessi ad opera dei collaboratori del Gruppo Volkswagen e gestire tempestivamente le relative Segnalazioni, ponendovi immediato rimedio e limitandone per quanto possibile le conseguenze. 

Si possono considerare Violazioni di Disposizioni Normative quelle azioni od omissioni che: 

• violano la normativa vigente (leggi, regolamenti, ecc.) o le istruzioni aziendali (linee guida, procedure, ecc.); 
• violano i principi enunciati nel Codice Etico del Gruppo e, in particolare, i Diritti Umani;  
• possono arrecare danno agli interessi e all’immagine del Gruppo.   

Per una gestione efficiente delle segnalazioni, il Gruppo Volkswagen ha istituito l’Ufficio di Indagine Centrale, che opera in autonomia e indipendenza ed è composto da colleghi preparati ed esperti che indagano sulle segnalazioni ricevute in modo imparziale e riservato.

Il Sistema di Segnalazione garantisce la migliore protezione possibile di Segnalanti, Segnalati e di tutti coloro che collaborano alle indagini, e non è tollerata alcuna ritorsione o discriminazione nei loro confronti. A tal fine, viene anche offerta la possibilità effettuare segnalazioni in forma anonima. In ogni caso, l’identità del Segnalante non verrà divulgata qualora egli lo richieda e per quanto legalmente possibile. 

Un’indagine viene iniziata solo dopo un attento e accurato esame dei fatti e solo in presenza di un ragionevole sospetto sull’avvenuta Violazione. Durante tutta la procedura di indagine viene mantenuta una stretta confidenzialità e segretezza, secondo il principio del “Need to know”, il che significa che vengono a conoscenza della Segnalazione e dell’identità del Segnalante solo le persone direttamente coinvolte nella gestione del caso. Le indagini vengono svolte in modo riservato, tempestivo, sensibile e imparziale, nel rispetto del principio di equità e di correttezza processuale. Nell’ambito del processo di indagine, che si svolge quanto più rapidamente possibile, viene sempre garantito al Segnalato il diritto di essere ascoltato e informato, e vige il principio di presunzione di innocenza fino a prova contraria. 

Le Segnalazioni possono essere effettuate in qualsiasi momento e in qualsiasi lingua, tramite i canali qui indicati. 

In via alternativa, può essere rivolta una segnalazione anche all’Organismo di Vigilanza di Eurocar Italia, raggiungibile tramite e-mail all’indirizzo: odv@eurocar.it.  

Non saranno prese in considerazione Segnalazioni effettuate attraverso canali diversi da quelli sopra indicati.   

Inoltre, si ricorda che il sistema di Whistleblowing non deve essere utilizzato per la proposizione di reclami, richieste o per fornire feedback con riguardo all’acquisto di veicoli nuovi o usati o concernenti il service effettuato presso la concessionaria o i servizi forniti dai nostri Partner Commerciali. A tal fine si prega di rivolgersi direttamente al personale di riferimento o indirizzare la richiesta ai recapiti indicati nella sezione “Contatti”.    

Natura delle violazioni e gestione delle indagini

La Linea Guida di Gruppo in ambito whistleblowing distingue tra Gravi e Altre Violazioni di Disposizioni Normative. Per Grave Violazione di Disposizione Normativa si intende la Violazione che: 

• compromette in modo grave gli interessi del Gruppo, soprattutto con riguardo alla reputazione e gli interessi finanziari; 
• viola significativamente i principi etici del Gruppo e, specificatamente, anche i Diritti Umani, compresi gli atti ritorsivi nei confronti dei Segnalanti.    

Di seguito si riportano alcuni indici che, soprattutto ove presenti simultaneamente, contribuiscono alla qualificazione di una Violazione come “Grave”: reati economici, fiscali, corruzione, riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo, violazione dei diritti umani, del diritto antitrust e della concorrenza, delle leggi sulla privacy, reati ambientali, violazione commessa da un Top Manager, etc. 

Per Altra Violazione di Disposizione Normativa si intende la Violazione di leggi o istruzioni interne commesse dai dipendenti in relazione o in occasione dello svolgimento della loro prestazione lavorativa che non rientrano nella definizione di Grave Violazione (ipotesi residuali). 

In virtù della qualificazione, cambia la competenza alla trattazione. Le Gravi Violazioni sono gestite dall’Ufficio d’Indagine Centrale presso VW AG, mentre le Altre Violazioni sono gestite dall’Ufficio Competente presso PHS, cui fa capo il Chief Compliance Officer. 

Affinché il Sistema funzioni al meglio, è richiesta la supervisione di tutti, oltre alla disponibilità a segnalare l’avvenuta Violazione di una Disposizione Normativa in presenza di un ragionevole sospetto sulla reale commissione della violazione stessa.  

Saranno oggetto d’indagine anche le Segnalazioni che giungono da partner commerciali, clienti e terze parti.